Prefabrik Yapı İmalatı ve İnşaatında ERP Seçimi ve Uygulamasında Dikkat Edilmesi Gereken Konular

Bu yazımı temel olarak üç alt başlık olarak ele almak istiyorum.

1. Prefabrik sektörünün tanımlanması ve temel özellikleri

2. Prefabrik sektöründeki firmaların ERP seçiminde dikkat etmeleri gereken konular

3. Proje süreci ile ilgili tavsiyelerim



PREFABRİK SEKTÖRÜ

Prefabrik yapı sektörünü ve bu sektördeki firmaları incelediğinizi farklı bakış açılarına göre süreçlerinin farklı sektörlerle benzerlikler içerdiğini görürsünüz. Bunun sebebi kendine özel dinamikleriyle pekçok endüstrinin özelliklerini çeşitli noktalarda birebir olmasa da barındırmasıdır.

- Şantiye faaliyetleri inşaat sektörü ile benzerlikler gösterir

- Tasarım süreçlerine baktığınızda makina imalatına dahi benzetilebilir

- Fabrika’ta baktığınızda metal işleyen herhangi bir üretim firmasının süreçlerine benzetebilirsiniz

- Bazı prefabrik üreticileri çeşitli noktalarda konfigüratif çözümlere ihtiyaç duyabilirler bu nedenle konfigürasyon yoğun sektörlere benzetilebilirler.

Bu benzetme listesi bu şekilde sürüp gidebilir. Oysa asıl gerçek prefabrik firmalarının bunlardan aslında tam olarak hiçbiridir. Uluslararası terminolojide prefabrik üreticilerinin de içinde oldukları endüstri EPCI “Engineering, Procurement, Construction, Installation” olarak anılmaktadır.


Sektörün özelliklerini sıralayacak olursak:

- En çok kullanılan sözük “ACİL”dir. Her iş acildir ve hızlı yapılmalıdır. Gerek yurt içinde gerekse yurt dışında rekabet üstünlüğü sağlamak için hız çok önemlidir. Ön maliyetler hızlı hesaplanır, teklifler hızlı verilir, üretimler hızlı yapılır, işler çabuk teslim edilir. Kısacası prefabrik üreticileri için hızlı bir hayat vardır ve hızlarını yavaşlatacak herhangi birşey kabul edilebilir değildir.

- İçerisinde yoğun ve hızlı olması gereken bir tasarım süreci vardır. Bu tasarım süreci tekliflendirmeden üretime her noktada başlangıç oluşturmaktadır. Tasarım süreçlerinin bu kadar önemli olması sebebiyle tasarımda kullanılan araçların mevcut karar destek sistemi niteliğindeki yazılımla entegrasyonu çok önemlidir.

- Süreci hızlandırmak için tasarım öncesi alımlar gibi bazı süreçlerde konfigüratif çözümlere ihtiyaç duyarlar. Genelde firmalarda bununla ilgili excelde bazı formülasyonlar yapılmıştır ve projeyi geciktirmemek adına sözleşme sonrası doğrudan bu formülasyonlara göre alımlar başlatılır.

- Çok yoğun olarak teklif verirler ve ürün standart olmadığından teklif maliyetlerinin belirlenmesi zor olmaktadır. Maliyet tahminlerinde bir sapma çok ciddi sorunlar yaşatabildiğinden bu konuda da çözüme ulaşabilmek için prefabrik üreticilerinin genelde konfigüratif bir yapıyı içeren kendilerine özgü excel tabloları ürettiklerini görmekteyiz.

- Bir diğer temel özellik bu firmalarda aynı anda onlarca projenin aktif olabilmesidir. Bu sebeple çok dinamik bir yapıya ihtiyaç duyarlar. Son derece mobildirler ve yoğun bir iletişime ihtiyaç duyarlar. Bu tip firmalarda özellikle yoğun bir mail trafiği olduğunu, Excel’in yanında outlook ve lotus notes gibi yazılımların da beklenenin ötesinde iş çözümlerinin birer parçası haline geldiğini görürsünüz.

- Özellikle uluslararası projelere imza atan firmalarda planlama çok büyük önem taşımaktadır. Gidilen yerde eksik bir malzeme temin edilemeyebilmekte, hataların düzeltilmesi daha zor olabilmektedir.

- Şantiyeler mahrumiyet bölgesinde olabilmektedir. Özellikle büyük inşaat projelerinden önceki aşamalarda kurulan işçi barınakları vb projeler medeniyetten uzak yerlerde olabilmektedir. internet / telefon iletişiminde sorunlar olabilmektedir.

- Yoğun bir doküman arşivleme / sorgulama ve yetkilendirme ihtiyacı vardır. Resimler, evrak, epostalar, sözleşmeler, teklifler vb. pekçok şeyin arşivlenmesi, paylaşımı, yetkilendirilmesi gibi konulara yoğun olarak ihtiyaç duyulmaktadır ve bu konu son derece önemlidir.

ERP SEÇİMİ

Daha önceki yazılarımda genel olarak ERP seçim sürecinin nasıl yürütülmesi gerektiği ile ilgili çeşitli bilgiler verdim. Bu yazımda tekrar bu konulara tek tek değinmeyeceğim. Ancak sektör özelinde tedarikçilerle birebir görüşürken ve sunumlar alırken hangi noktalara dikkat edilmesi gerektiği konusunda tavsiyelerimi yazacağım.

Yazının önceki kısımlarında bu işin inşaat sektörü ile benzerlik göstermesine karşın aslen kendine özgü süreçlerinin olduğundan bahsetmiştik. Öncelikle alınan sunumda yoğunlaşılan konulara bakılarak tedarikçi firmanın sektör zorluklarının farkında olup olmadığının ve sektörel ihtiyaçlara yönelik bir sunum verip vermediğine, kısacası konuyu nasıl ele aldığına bakılmalıdır diye düşünüyorum.


Stok yönetimi, satınalma ve planlama tarafında gantt şeması ve birkaç renkli diyagram göstererek tüm dertlere derman olmaya aday olunduğuna daha önce şahit oldum. Tüm süreç bir bütün olarak düşünülmelidir ve bunlara komple bir çözüm aranmalıdır. Bir gantt şeması gerçekten çok faydalıdır, ancak tasarım süreçleriyle, üretim süreçleriyle, şantiyelerinizdeki aktivitelerle, satınalmalarınızla entegre edemezseniz, şemanızdaki aktivitelerin ilerlemesini otomatik olarak sağlayamazsanız pek de bir fayda sağlamış olmazsınız.

Sırayla gidilecek olursa ben aşağıdaki noktaların seçim sürecinde özellikle ele alınması gerektiğini düşünüyorum:

Tasarım Süreci:

1. Size mühendislik / tasarım çalışmalarınız ile ilgili bir çözüm sunuldu mu? Yazılımın PDM, mühendislik tarafında yetenekleri var mı? Yoksa aslında sonraki safha olması gereken ürün ağaçları gösterilerek bir çözüm mü öneriliyor.
2. Revizyonlarla ilgili bir çözüm sunuluyor mu?
3. Tasarım süreçleri ile proje planı ilişkilendirilebiliyor mu?
4. Tasarımda kullandığınız yazılımlardan (Autocad, Solid Works, X-Steel vb) veri alınabiliyor mu? (doğrudan entegrasyon ya da toplu aktarımlar).
5. Tasarım maliyetlerinizi de sistemden alabiliyor musunuz?
6. Çizimlerden önce acil alımları yapabilmek için sistem size temel bilgileri girdirerek bu alımlarla ilgili yönlendirme yeteneğine sahip mi?
7. Detay çizim gerektirmeyen bazı noktaları standartlardan ya da konfigüratif yöntemle çağırmanıza izin veriyor mu?

Üretim Süreci:

1. Üretim emirlerinizi projenizdeki aktivitelerle ilişkilendirebiliyor musunuz?
2. Sistem üzerinde ürettiğiniz kodu farklılaştırmadan hangi parçayı hangi binanın hangi bölümü için ürettiğinizi takip edebiliyor musunuz?
3. Stoktaki hangi parçanın hangi binanın hangi bölümüne ait olduğunu görebiliyor musunuz?
4. Üretim bildirimleri yoğun dönemlerde onay verilmesi halinde hızlı veri girişine, gerektiğinde ise detaylı girişe izin verecek esnekliğe sahip mi?
5. Sistem ürün ağacına müdahale etmeden üretim esnasında ortaya çıkan fazla tüketimleri işlemenize izin veriyor mu? Bu farklılıkları sonradan raporlayabiliyor musunuz?

Sevkıyat Süreci:

1. Sistem üzerinde sevkıyatlarınızı planlayabiliyor musunuz?
2. Önden paket oluşturma vb ihtiyaçlarınızı sistem üzerinden yapabiliyor musunuz?
3. Sunulan yazılım irsaliye / yükleme listesi / fatura da size özel konuları destekliyor mu? (Ör: İrsaliye’ye bina yazılması, yükleme listesinde parça detayının olması gibi)

Şantiye Süreçleri:

1. Şantiye faaliyetlerinizi proje / aktivite bazlı yapabiliyor musunuz? İlerlemeleriniz, puantajlarınız sistem üzerinde yürütülebiliyor mu?
2. Taşeronlarınızın çalışma bilgilerini / puantajlarını sistem üzerinden takip edebiliyor musunuz?
3. Özellikle yurt dışı şantiyeleri olan firmalar için, yazılımın çoklu dil desteği var mı? Sadece ekran menüleri değil, istediğiniz taktirde stok kartı tanımlamalarınız gibi temel verilerinizin yabancı dillerde tanımlarını girebiliyor musunuz?
4. İlerleyişlerinizi merkeze görsel olarak iletebilmek için sistem size proje modülüyle entegre olabilen bir doküman yönetimi sistemi de sunuyor mu?
5. Şantiyelerinizde stok takibi yapmak istediğiniz projelerde sistem destek veriyor mu? Merkezden gönderilen sevkıyatlar teslim alınmak üzere şantiye tarafına sistem üzerinden otomatik gönderilebiliyor mu?
6. Sistemin otomatik uyarı yetenekleri var mı?

Satış Pazarlama Faaliyetleri:

1. Teklif verebilmek için sistemin sunabildiği bir çözüm var mı? Özellikle maliyetlerin hesaplanması noktasında size alternatifler sunulabiliyor mu?
2. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) ile ilgili entegre bir çözüm sistem üzerinde mevcut mu? Çok yoğun bir mail trafiği söz konusu olmaktadır. Bir şekilde CRM modülü ile bu entegre edilebilmekte, doküman yönetimi ile de ilişkilendirilebilmekte midir?
3. Özellikle satış sürecinde müşteri ile firmalar arasında çok yoğun bir doküman akışı olabilmekte, şirket bünyesinde bunlar gerek onay gerek bilgilendirme amaçlı paylaşışabilmektedir. Yetkilendirme mekanizmalarını da destekleyebilen her türlü dokümanın dahil olabildiği bir doküman yönetim sistemi sunulan çözümün içerisinde var mıdır?

Bu listeyi genişletip alınan sunumları bu konuları da dikkate alarak değerlendirmenin faydalı olacağını düşünüyorum. Bir diğer önemli konu da anlaşma noktasında bu konuların da projenin bir parçası haline getirilmesidir. En temel satınalma, stok, muhasebe süreçlerinin bazen insan kaynaklarından birkaç modül ile birlikte devreye alındığı ve referans olarak dahil sunulabildiği çok sayıda uygulamaya rasladım. Bu kapsam bazı firmalar için yeterli olabilse de prefabrik sektöründeki bir firma için çözüm üretmekten çok uzaktır. Bu yüzden projeniz anlaşma noktasına geldiyse bu kapsamda bir çözüm beklediğinizi dile getirmenizde, en azından fazlı da olsa bunun plana alınmasını talep ettiğinizi belirtmenizde fayda olacaktır.

PROJE SÜRECİ

Ben diğer yazılarımda belirttiğim genel önerilerimin dışında sektördeki firmalara aşağıdaki konulara özen göstermelerini önereceğim.

- Sektörün önemli özelliklerinden biri olan yoğunluk ve koşuşturma aynı zamanda ERP projeleri için en büyük risktir. Anahtar kullanıcıların projeyi ek bir iş olarak yapmalarına asla izin vermeyin. Projenin başarısı için yönetime anahtar kullanıcıların yoğun olarak çalışması şart olarak sunulmalıdır ve gerekli destek alınmalıdır.
- Üst yönetimin projeden sorumlu temsilcisi sürekli projeden haberdar olmalıdır. Proje yöneticisi ile sürekli iletişim halinde olmalıdır. Değişime ilişkin çeşitli kararların alınmasında bu kişinin zaman zaman son kararı vermesi gerekecektir.
- Süreçleri olabildiğince sadeleştirmeye çalışın. Farklı örnekler / ihtiyaçlar zaman zaman firmaları kompleks yapılara götürebilmektedir. Konuları proje içerisinde tekrar ele alıp yalın bir süreç tasarlamak son derece faydalı olacaktır.
- Bir tane örnek şantiye mutlaka projeye dahil edilmelidir. Bu pilot şantiyedeki uygulamayı sonra kendiniz diğer projelerinize yayabilirsiniz.

Elbette detaya inildiğinde daha pekçok anlatılacak, paylaşılacak şeyler var. Bunlar ilk etapta yazabildiğim, en fazla dikkatimi çeken noktalarla ilgili konular. Umarım faydalı olur.

Did you enjoy this post? Why not leave a comment below and continue the conversation, or subscribe to my feed and get articles like this delivered automatically to your feed reader.

Comments

Henüz yorum yapılmamış.

Yorum yapın

(gerekli)

(gerekli)